Midtnorsk Filmsenters personvernerklæring

Personopplysninger er alle former for data som kan knyttes til en identifisert eller identifiserbar fysisk person. Midtnorsk Filmsenter behandler personopplysninger som du gir fra deg til oss når du søker tilskudd hos oss, ringer oss eller er i kontakt med oss på annen måte.

Vi behandler personopplysninger når du søker støtte fra oss til utvikling/produksjon av spill- eller filmprosjekt, reisestøtte, stipend eller andre tilskuddsordninger; når du melder deg på og deltar på arrangement, utviklingsprogram eller kurs i regi av oss; når du kontakter oss på e-post eller gjennom andre kanaler - og når du melder deg på for å motta nyhetsbrev.

RegPortal

RegPortal er et digitalt søknadsverktøy for alle de regionale filmsentrene og de regionale filmfondene i Norge. Alle søknader om tilskudd, stipend og lignende skjer gjennom RegPortal. Det er det senteret eller fondet du søker støtte fra som er behandlingsansvarlig for dine personopplysninger. Når du søker Midtnorsk Filmsenter, er det altså vi som er behandlingsansvarlig.

Hvilke personopplysninger samler vi inn?

For å kunne søke oss om støtte, må du registrere deg i RegPortal og legge inn din søknad her. I RegPortal oppgir du selv personopplysninger når du registrerer deg og sender inn søknader. Om du ringer, sender en e-post eller er i kontakt med oss på annen måte, gir du frivillig fra deg personopplysninger. Vi kan arkivere din henvendelse i RegPortal-systemet, selv om den er gjort pr. e-post eller telefon. Vi oppfordrer ikke til å bruke e-post til saker som inneholder sensitive opplysninger. Informasjonen som du legger inn i RegPortal, lagres i tråd med arkiv- og forvaltningsloven.

Midtnorsk Filmsenter kan også hente inn personopplysninger fra andre offentlige instanser som Folkeregisteret, Brønnøysundregisteret og Skatteetaten.

Når du oppgir personopplysninger om stab eller andre involverte i prosjektet i søknaden din i RegPortal, forutsetter vi at du har innhentet tillatelse til å dele opplysningene fra de det gjelder med oss.

Vi behandler bare de personopplysningene vi trenger for å kunne utføre forvaltningsansvaret vårt. Når det er nødvendig for korrekt saksbehandling, behandler vi også sensitive eller taushetsbelagte opplysninger.

Vi oppfordrer alle til å utvise forsiktighet når det gjelder å oppgi personsensitive opplysninger om seg selv eller andre. I tilfeller hvor personsensitive opplysninger er vesentlig, for eksempel i et prosjekts tematikk, oppfordrer vi våre søkere til å opptre med varsomhet og kun oppgi det av opplysninger som er nødvendig for at vi skal kunne vurdere søknaden. Fødselsnummer må aldri oppgis i RegPortal.

Hvorfor trenger vi personopplysninger?

Vi trenger personopplysninger for å behandle henvendelsen din og for å forvalte offentlige tilskuddsordninger i samsvar med Forskrift om tilskudd til produksjon og formidling av audiovisuelle verk og Forskrift om tilskudd til audiovisuelle produksjoner. Les mer om forskriftene under våre retningslinjer på våre hjemmesider.  

Vi må behandle personopplysninger for å kunne vurdere søknader, kontakte deg ved behov, utbetale tilskudd - og eventuelt kreve inn tilbakebetaling av tilskudd. Uten personopplysningene vi ber om, kan vi ikke koble søknaden til en faktisk person eller vurdere den regionale forankringen i prosjektet.

Også for å kunne sende ut nyhetsbrev, invitasjoner, arrangere faglige opplegg og kunne tilby korrekt og relevant informasjon om våre tilskuddsordninger og kurs, er det nødvendig å behandle personopplysninger. Vi videreformidler kontaktinformasjon til trønderske filmarbeidere og selskap til eksterne aktører som ønsker å komme i kontakt med trøndersk bransje, men bare dersom filmarbeiderne/selskapene har gitt oss samtykke til det.

Behandling av personopplysninger er i tillegg nødvendig for å kunne utføre pålagte oppgaver knyttet til blant annet budsjett, regnskap, statistikk, rapportering til styre, eiere, Norsk filminstitutt og andre myndighetsorgan.

Kan vi utlevere personopplysninger til andre?

Personopplysningene dine kan bli utlevert til andre offentlige etater som har lovlig grunnlag til å bruke opplysningene i sin saksbehandling.

Opplysninger kan også utleveres for bruk til statistiske, historiske eller vitenskapelige formål. Opplysninger som kan fremkomme av en slik statistikk kan enten ikke knyttes til enkeltpersoner, eller begrenser seg til navn, rolle i prosjekt, kjønn og regional tilhørighet på kommune eller fylkesnivå.

Vi gjør oppmerksom på at bostedsadresser du oppgir på deg selv eller stabsmedlemmer kan deles med andre filmsenter og filmfond i RegPortal. RegPortal varsler oss dersom en person involvert i en søknad til oss har oppgitt en annen bostedsadresse i søknadssystemet tidligere, selv om den søknaden kan være sendt til et annet senter eller fond. Dette gjøres for å kvalitetssikre vårt ansvar som regionale tilskuddsforvaltere, i og med at vi vektlegger prosjektenes regionale tilknytning i våre prioriteringer.

Informasjon om hvilke andre senter/fond du har sendt søknad til med samme prosjekt, deles med andre senter og fond i RegPortal, men det er bare det senteret/fondet du har sendt søknaden til som kan lese den.

Offentlighet og rett til innsyn

Midtnorsk Filmsenter forvalter offentlige midler og er pålagt å følge Offentlighetsloven. Alle har i utgangspunktet rett til å be om innsyn i de dokumentene som skapes i kontakten mellom Midtnorsk Filmsenter, søkere og publikum. Post, e-post samt kommunikasjon via RegPortal som inngår i saksbehandling, blir journalført. Dette innebærer blant annet at navn på personer og/eller selskap som søker oss om ulike typer støtte, hvilken type støtte det søkes om, prosjektnavn, søknadssum samt tilsagn om, eller avslag på, støtte - dermed vil være tilgjengelig for innsyn.

Dokumenter som etter loven er underlagt taushetsplikt vil være skjermet for andre enn de som behandler saken. 

Midtnorsk Filmsenters kurs, utviklingsprogram og ulike arrangement er offentlig støttet og må dokumenteres. Dette gjør vi gjennom bilder og tekst som formidles via nyhetsbrev, sosiale medier, årsmeldinger og ulike rapporter. Som deltager på et opplegg i regi av oss, kan dermed navn og bilder, samt navn på selskap og prosjekt, bli offentliggjort. Dersom du ikke ønsker å være med på bilder/video, er det viktig at vi får beskjed om dette når du melder deg på.

Vær oppmerksom på at innholdet i e-post kan leses av datatyver. Vi oppfordrer derfor ikke til å bruke e-post til saker som inneholder sensitive opplysninger.

Hvilke rettigheter har du som bruker?

Etter Personopplysningsloven har du rett til informasjon om hvordan vi bruker personopplysningene dine, innsyn, retting, begrensning og sletting av dine personopplysninger.

I de fleste tilfeller vil det imidlertid være nødvendig for Midtnorsk Filmsenter å oppbevare personopplysninger i forbindelse med søknadsbehandling hos oss, også etter at behandlingen er over. Dette følger av annet lovverk som arkivloven og bokføringsloven som pålegger oss å arkivere dokumenter som inngår i saksbehandlingen. Personopplysninger som blir brukt i behandlingen av søknader, blir derfor ikke slettet.

Du har rett til å trekke tilbake et samtykke når som helst. Dersom vi ikke har ditt samtykke, kan Midtnorsk Filmsenter ikke formidle din kontaktinformasjon, behandle søknader om støtte eller tilskudd fra deg. Du kan når som helst melde deg av vårt nyhetsbrev.

Hvis du ber om innsyn eller andre rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysninger, har du krav på svar senest én måned etter at henvendelsen kom inn. Hvis vi ikke kan svare deg innen en måned, vil du få et foreløpig svar før den opprinnelige fristen med opplysninger om årsaken til forsinkelsen. I slike tilfeller kan fristen forlenges med to måneder.

Du har rett til å klage til Datatilsynet på vår behandling av dine personopplysninger. Les mer her: https://www.datatilsynet.no/rettigheter-og-plikter/den-registrertes-rettigheter/ Forespørsler rettes til post@midtnorskfilm.no