Etiske retningslinjer for Midtnorsk Filmsenter

Formål

Midtnorsk filmsenter har som mål å ha høy tillit og godt omdømme i den audiovisuelle bransjen, hos våre eiere, samarbeidspartnere og blant folk flest. For å lykkes med dette, er vi avhengig av etisk kvalitet i det arbeidet vi gjør, og måten vi opptrer på internt og utad. Fundamentet for våre retningslinjer er etiske verdier og normer som er allmenngyldige, som ærlighet, rettferdighet og pålitelighet.

Ansvar

Midtnorsk filmsenter forvalter offentlige midler på vegne av staten og er offentlig eid av Trøndelag fylkeskommune og Trondheim kommune. Vi skal, som det står i fylkeskommunens retningslinjer, «i alt vårt arbeid være bevisst at vi danner grunnlaget for innbyggernes tillit til offentlig virksomhet». Vi tilstreber likebehandling og behandler alle med respekt. Våre retningslinjer gjelder alle medarbeidere ved Midtnorsk filmsenter. Styret har det overordnede ansvaret for de etiske retningslinjene ved Midtnorsk filmsenter, og daglig leder har ansvar for at disse er kjent blant medarbeiderne, og at de ligger til grunn for all vår virksomhet. Medarbeidere ved Midtnorsk filmsenter har en personlig forpliktelse til å gjøre seg kjent med de etiske retningslinjene, ta ansvar for egne handlinger, og til alltid å opptre med integritet.

Forpliktelse

De etiske retningslinjene danner grunnlaget for vår oppgaveløsning og våre beslutninger. Dersom medarbeidere opplever uklarhet rundt bruken av disse, skal en søke råd og veiledning hos daglig leder. Den enkelte medarbeider skal ikke la egne interesser, bekvemmelighet eller prestisje påvirke handlinger eller avgjørelser. Medarbeidere skal ikke opptre på en måte som kan svekke tilliten til deres upartiskhet.

Lojalitet

For alle medarbeidere gjelder den alminnelige lojalitetsplikten ovenfor arbeidsgiver. Medarbeidere skal opptre i samsvar med Midtnorsk filmsenter sine interesser, og arbeidsgiver skal sikre at medarbeidernes interesser blir ivaretatt. Alle medarbeidere plikter å følge rettslige regler og etiske retningslinjer og etterkomme pålegg fra daglig leder. Lojalitetsplikten medfører ingen plikt til å gjøre noe som er ulovlig eller uetisk. Daglig leder har ansvar for at det er samsvar mellom praksis og retningslinjer, og at vi i møter og annet daglig arbeid er bevisst på hvordan våre holdninger kan virke inn på vår praksis.

Taushetsplikt

Alle medarbeidere ved Midtnorsk filmsenter har taushetsplikt om opplysninger av enhver art som er, eller kan være, konfidensiell for Midtnorsk filmsenter og brukere av våre tjenester. Alle dokumenter, korrespondanse og annet materiell medarbeidere får tilgang til gjennom sitt oppdrag, er Midtnorsk filmsenters eiendom. Alle medarbeidere har signert taushetserklæring med hensyn til informasjon en får kjennskap til om selskap, enkeltpersoner og audiovisuelle prosjekt gjennom sitt arbeid ved filmsenteret.

Ytringsfrihet

Alle medarbeidere kan fritt gi offentlig uttrykk for sine personlige meninger. Medarbeideren skal likevel gjøre det klart når disse synspunktene er gitt på egne vegne, og ikke gir uttrykk for Midtnorsk filmsenters offisielle syn. Alle medarbeidere skal etter beste skjønn vurdere sine formuleringer ut fra hensynet til Midtnorsk filmsenters omdømme og lojalitetsplikt til virksomheten.

Åpenhet og rapportering

Vi skal behandle hverandre med gjensidig respekt og ivareta et helsefremmende arbeidsmiljø. For å bygge tillit til vår virksomhet og motvirke klanderverdig adferd og kultur, skal Midtnorsk filmsenter vise åpenhet, internt og eksternt. Vi skal etterstrebe å bli opplevd som åpne, interesserte, rettferdige og lojale av samarbeidspartnere og brukerne av våre tjenester. Brukere av våre tjenester skal oppleve trygghet i sin kontakt med oss. Vi diskuterer ikke prosjekt eller virksomheter med andre enn dem det gjelder.

Det må være en sammenheng mellom kravet til åpenhet og plikten til å rapportere om uheldige forhold i egen virksomhet eller virksomheter som søker Midtnorsk filmsenter om støtte. Rapporteringsplikt må vurderes fra sak til sak. Varsling er regulert av arbeidsmiljøloven kapittel 2A og Midtnorsk filmsenters egne varslingsrutiner.

Bærekraft og miljø

Midtnorsk filmsenter er (skal bli) sertifisert som Miljøfyrtårn. Dette innebærer at vi har rutiner for å redusere virksomhetens miljøbelastning internt og eksternt, og at vi bidrar til å stimulere til grønn omstilling. Medarbeidere ved Midtnorsk filmsenter skal ta mest mulig grønne valg når det gjelder planlegging og gjennomføring av tiltak, valg av samarbeidspartnere og leverandører, reisevirksomhet, ressursbruk og lignende.

Effektivitetsplikt

Medarbeidere ved Midtnorsk filmsenter plikter å bruke arbeidsgivers ressurser på mest mulig økonomisk og rasjonelt vis.

Gaver

Medarbeidere skal ikke motta gaver, ytelser eller fordeler som er ment eller egnet til å påvirke deres tjenestehandlinger, eller som med rimelighet kan oppfattes slik. Medarbeidere skal aldri benytte sin stilling til å skaffe seg selv eller andre uberettigede fordeler. Medarbeidere skal ikke som en del av sin tjenesteutøvelse gi gaver, ytelser eller fordeler som er ment å påvirke mottakerens tjenestehandlinger. Medarbeidere plikter å melde fra skriftlig til daglig gleder om bistillinger, verv og annet lønnet arbeid. Daglig leder rapporterer til styrets leder.

Habilitet

Midtnorsk filmsenter er omfattet av forvaltningsloven og vi forholder oss til reglene som er formulert her om habilitet. Medarbeidere skal gjøres kjent med kravene som stilles og ikke opptre på en måte som er egnet til å svekke tilliten til deres upartiskhet.

Etter en juridisk vurdering har Midtnorsk filmsenter valgt å ha retningslinjer om habilitet som er lik, eller svært lik, de etiske retningslinjene til Norsk filminstitutt (NFI). Det er da tatt hensyn til at NFI, som disponerer langt større midler enn Midtnorsk filmsenter, møter mange av de samme praktiske problemstillingene som Midtnorsk filmsenter.

I behandlingen av søknader om støttemidler har Midtnorsk filmsenter følgende regler:

Regler som gjelder habilitet for filmsenterets medarbeidere

Dersom medarbeidere ved filmsenteret etter loven er inhabile i relasjon til en søknad (f.eks. knyttet til personer eller selskaper involvert i søknaden), skal vedkommende fratre søknadsbehandling tilknyttet disse. Det samme gjelder dersom habiliteten med rimelighet kan trekkes i tvil. Det er medarbeider selv som vurderer egen habilitet. Ved tvilstilfeller kan forholdet drøftes med daglig leder, eller med styreleder dersom saken gjelder daglig leder. Daglig leder og/eller styreleder kan beslutte at det skal innhentes ekstern juridisk vurdering, hvis det finnes nødvendig.

Innenfor de enkelte søknadsrundene knyttet til utviklings- og produksjonsstøtte til film- og spillprosjekt, er det bare film- og spillkonsulenten samt daglig leder, i de tilfeller der konsulent er inhabil, som har innstillingsmyndighet.

Praksis ved Midtnorsk filmsenter, er at konsulentene innenfor hver søknadsrunde og sitt format er suveren med hensyn til prioritering og vurdering av kunstnerisk kvalitet i sin samlede innstilling til Midtnorsk filmsenters styre innenfor en økonomisk ramme som foreslås for den aktuelle runden av daglig leder. Dersom produksjonsmessige, økonomiske, tekniske og/eller markedsmessige spørsmål knyttet til en søknad står i konflikt med konsulentens prioritering av prosjektet på kunstnerisk grunnlag, skal alltid daglig leder bistå konsulenten som rådgiver, og problemstillingen skal legges frem for styret.

Det er styret som beslutter hvorvidt konsulentenes innstillinger og daglig leders foreslåtte fordeling av midler til spill og film i hver runde skal vedtas.

Styret kan gi føringer for overordnede rammer for konsulentenes prioriteringer på lengre sikt, blant annet når det gjelder representasjon og mangfold med hensyn til for eksempel genre/format og kjønn.

Dersom spill- eller filmkonsulenten er inhabil i behandlingen av en eller flere søknad(er) i en runde, skal det oppnevnes en settekonsulent som vurderer de(n) aktuelle søknaden(e) det gjelder. Det må i tillegg foretas en vurdering av hvorvidt hele den aktuelle søknadsrunden skal overlates til settekonsulenten.

Dersom film- eller spillkonsulenten er inhabil i én av søknaden i en runde, leverer hen sine enkeltinnstillinger av de øvrige søknadene i runden i prioritert rekkefølge til daglig leder, men uten å ta del i den samlede innstillingen for hele runden. Daglig leder foretar en samlet vurdering og prioritering basert på de faste konsulentenes samt settekonsulentens enkeltinnstilinger, og leverer en samlet innstilling til styret.

Også dersom hele den aktuelle søknadsrunden innenfor et format settes bort til oppnevnt settekonsulent, skal daglig leder levere den samlede innstillingen til styret.

Dersom produksjonsrådgiver er inhabil i enkeltsøknader, fungerer daglig leder som produksjonsrådgiver og dialogpartner for spill- eller filmkonsulenten i behandling av disse søknadene,

Produksjonsrådgiveren vurderes som habil i de øvrige søknadene i søknadsrunden, så lenge det ikke er mindre enn åtte øvrige søknader i den aktuelle runden, en praksis som er på linje med Norsk filminstitutt. Andre søknader om reisestøtte, støtteordninger og annet, blir behandlet av filmsenterets prosjektkoordinator og/eller daglig leder dersom produksjonsrådgiver er inhabil.

Filmkonsulenten ansettes på treårig åremål med mulighet til forlengelse i ett år. Ved ansettelse av filmkonsulent skal vurdering av habilitet tillegges stor vekt. Daglig leder har ansvar for ansettelse av konsulent, og orienterer styret innen aktuell kandidat tilbys stillingen.

Engasjement som spillkonsulent kan inngås for kortere tidsperioder og/eller for enkeltrunder. Hvis spillkonsulent velges ansatt på åremål, gjelder samme regler som for filmkonsulent.

Spesifikt om habilitet for styret i Midtnorsk filmsenter i søknadsrunder

For styret i Midtnorsk filmsenter er det utarbeidet en egen styreinstruks som også omfatter habilitet. I styrets behandling av søknader om støtte til filmprosjekt, innebærer dette i praksis at styremedlemmer som etter loven er inhabile i relasjon til en søknad, ikke deltar i styrebehandlingen av runden denne søknaden er en del av. Det samme gjelder dersom habiliteten med rimelighet kan trekkes i tvil. Dersom et styremedlem er inhabilt knyttet til én av søknadene, er vedkommende inhabil i vurderingen også av de øvrige søknadene i samme runde. Dersom det kommer klager på søknader fra en runde, er styremedlemmer som var inhabile i behandlingen av den aktuelle søknadsrunden, også inhabile i klagebehandlingen.

I forbindelse med innkalling til styremøter som inkluderer søknadsbehandling, vurderer styremedlemmene egen habilitet opp mot innkomne søknader i den aktuelle runden. Styremedlemmet vurderer selv egen habilitet, og kan ved tvil diskutere forholdet med styreleder, eller nestleder hvis styreleder er inhabil. Styreleder/nestleder kan beslutte at det skal innhentes ekstern juridisk vurdering, hvis det finnes nødvendig.

Vedtatt av styret i Midtnorsk Filmsenter, 26. mars 2019

Revidert av og vedtatt av styret i Midtnorsk filmsenter, 11. juni 2020

Revidert av og vedtatt av styret i Midtnorsk filmsenter, 27. oktober 2022